Régularisation des charges locatives : le délai de 3 ans que tout propriétaire doit connaître

Vous demandez à votre locataire une provision mensuelle pour charges. Mais avez-vous pensé à faire le point une fois par an sur ce qu'il a réellement dépensé ? Beaucoup de propriétaires repoussent cette régularisation — parfois pendant plusieurs années. Voici ce que la loi impose, et jusqu'où vous pouvez rattraper un retard.

Le principe : une régularisation au moins annuelle

Lorsque les charges récupérables (eau, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, chauffage collectif, etc.) sont payées par le locataire sous forme de provisions mensuelles, vous devez comparer chaque année ces provisions aux dépenses réellement engagées, et régulariser la différence — dans un sens ou dans l'autre.

Un mois avant cette régularisation, l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 vous impose de communiquer au locataire un décompte détaillé par nature de charges. Pour un immeuble collectif, vous devez aussi indiquer le mode de répartition entre les locataires.

Vous avez oublié de régulariser : jusqu'où pouvez-vous remonter ?

Bonne nouvelle si vous avez laissé filer plusieurs années sans régulariser : l'article 7-1 de la même loi fixe un délai de prescription de 3 ans. Vous pouvez donc réclamer un rattrapage de charges impayées jusqu'à 3 ans en arrière — y compris si le locataire a déjà quitté le logement.

Ce même délai de 3 ans s'applique dans l'autre sens : si le locataire a trop payé, il peut lui aussi réclamer le remboursement du trop-perçu jusqu'à 3 ans en arrière.

Un point important sur le point de départ du délai : selon la Cour de cassation (arrêt du 9 novembre 2017), si vous n'avez jamais procédé à la régularisation, le délai de prescription ne commence à courir qu'à partir du moment où cette régularisation intervient effectivement — et non à partir de la date à laquelle elle aurait dû avoir lieu. Un rattrapage tardif reste donc en principe possible, sauf si le juge estime que ce retard traduit une négligence fautive de votre part.

Attention : un rattrapage trop tardif peut être sanctionné

Si vous régularisez plus d'un an après l'exigibilité des charges, le locataire peut demander à étaler le paiement de l'arriéré sur 12 mois. Et si le juge considère que votre retard est délibéré, déloyal, ou consécutif à une faute de votre part (par exemple : vous n'avez répondu à aucune demande de régularisation formulée par le locataire), il peut annuler la régularisation ou vous condamner à des dommages et intérêts.

En pratique, mieux vaut régulariser chaque année, même modestement, plutôt que de laisser s'accumuler plusieurs années d'un coup.

Les justificatifs : une obligation qui protège les deux parties

À compter de l'envoi du décompte de régularisation, vous devez tenir les pièces justificatives (factures, contrats d'entretien, décomptes de copropriété) à la disposition du locataire pendant 6 mois, dans des conditions raisonnables — la loi ne vous impose pas de les lui envoyer spontanément, mais vous devez pouvoir les lui montrer sur demande.

Sans ces justificatifs, le locataire est en droit de refuser de payer ou de demander un report.

Le cas particulier du locataire qui part avant la clôture des comptes de l'immeuble

Si votre locataire quitte le logement avant que les comptes annuels de la copropriété n'aient été arrêtés, vous pouvez retenir sur son dépôt de garantie une provision plafonnée à 20 % du montant du dépôt, en attendant l'arrêté définitif des comptes. Vous devrez ensuite lui restituer la différence entre cette provision et les sommes réellement dues.

Ce qu'il faut retenir pour votre gestion

1. Régularisez chaque année, sans attendre — un rattrapage tardif reste possible mais expose à des contestations.
2. Gardez systématiquement vos factures et décomptes de copropriété : c'est votre seule protection en cas de contestation.
3. Envoyez le décompte détaillé un mois avant toute régularisation.
4. En cas de départ du locataire avant la clôture des comptes, appliquez la retenue de 20 % sur le dépôt de garantie plutôt que d'attendre indéfiniment.